Как использовать эти менее известные функции, чтобы стать профессионалом в Google Docs

Частью привлекательности Google Docs является его чистый и доступный интерфейс: откройте документ, и вы получите приглашение покопаться и начать писать, не беспокоясь об экранах настроек или конфигурациях страниц.

Однако это не означает, что в приложении текстового процессора отсутствуют функции. С момента своего появления в 2005 году под названием Writely в него постепенно добавлялось все больше и больше полезных функций.

Если вы заняты написанием текста, возможно, вы еще не открыли для себя все эти функции. Вот несколько, на которые стоит обратить внимание. Посмотрите и посмотрите, смогут ли они повысить вашу производительность или улучшить способ создания документов.

Встроенный словарь Документов Google не только предназначен для исправления слов с ошибками, но и может помочь вам найти слова, которые вы не знаете. Выберите слово, а затем выберите Инструменты > Словарь Чтобы увидеть определение. Либо выберите слово и нажмите Ctrl + Shift + Y (Окна) или Cmd+Shift+Y (Мак).

Если вы не печатаете свою работу, возможно, вы захотите избавиться от границ страницы на экране и предоставить себе бесконечное пространство для работы (аналогично чему-то вроде идея). В этом режиме такие элементы, как таблицы и изображения, можно растянуть по размеру экрана, а не страницы.

Чтобы переключиться между Страницы И Нет страниц Виды, открытые файл Меню и выбор Настройка страницы. В том же диалоговом окне у вас есть возможность выбрать вид по умолчанию для новых документов, которые вы создаете.

Когда вы создадите новый пустой документ, вы увидите три варианта вверху страницы: Встречи заметки, Черновик электронного письмаИ более. Первые два шаблона относятся к тому, что Google называет строительными блоками — другими словами, шаблоны, которые предлагают множество полезных отправных точек.

Например, если вам нужно написать более длинное электронное письмо, возможно, вам будет проще написать его в Документах Google, а не в Gmail. Это также отлично подходит для совместной работы над черновиками электронной почты с другими людьми так же, как если бы вы работали над стандартным документом.

Он выбирает Черновик электронного письма Или (если вы не видите выделение в верхней части документа), выберите Вставка > Стандартные блоки > Черновик электронного письма. Вам будет предоставлен шаблон электронного письма, который включает поля для получателей и заголовок темы. Когда ваше электронное письмо будет готово к отправке, щелкните значок Gmail слева, и вы получите предварительный просмотр электронного письма. Затем вы можете внести изменения или нажать кнопку Отправляет.

Вы также можете выбрать Встречи заметки Создать шаблон для заметок на встрече (с возможностью прикрепить документ к соответствующей записи Календаря Google).

В Документах Google есть и другие важные функции, которыми вы можете воспользоваться: их можно найти по адресу Вставка > Стандартные блоки меню или нажав более Вверху нового документа. Например, там Дорожная карта проекта, Обзор трекера, Активы проектаИ Запустить трекер. В каждом случае в ваш документ добавляются элементы, такие как таблицы и раскрывающиеся списки, которые помогают решить конкретную задачу.

Вам не придется тратить время вручную на создание оглавления для более длинных документов, потому что Документы Google могут сделать это за вас. Просто обязательно используйте один из форматов заголовков во всем документе — либо из раскрывающегося меню на панели инструментов (в котором написано… Простой текст По умолчанию) или через Форматирование > Стили абзацев Вариант меню.

Какой бы метод вы ни использовали для применения заголовков, вы увидите, что у вас есть два варианта для каждого заголовка: установить выделенный текст в качестве стиля заголовка или использовать выбранный текстовый формат в качестве стиля заголовка (если вы хотите изменить стили заголовков по умолчанию). ).

Вы можете создать оглавление до того, как начнете работать над текстом, после завершения или в любой момент между ними — при условии, что есть заголовки. Перейдите к тому месту в документе, где вы хотите разместить оглавление, а затем выберите Вставка > Оглавление И выберите стиль.

Если вы вносите изменения после вставки оглавления, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Обновить оглавление. Чтобы изменить текстовый формат оглавления, наведите на него курсор и нажмите три точки слева, затем… Больше вариантов.

Могут быть случаи, когда вам нужно сравнить два документа друг с другом, и Документы Google могут помочь. Открой инструменты Меню и выбор Сравнить документызатем выберите другой документ, чтобы сравнить его с текущим документом: Документы Google предоставят вам подробный анализ отличий нового документа.

Он выбирает инструменты затем исследует Справа откроется новая панель. Вы можете использовать эту панель для поиска в Интернете и в своей учетной записи Google Диска. Нажмите и перетащите, чтобы переместить все, что вы найдете, в документ, над которым вы работаете.

Иногда смайлы реакции — это все, что вам нужно — вы можете, например, ускорить процесс сотрудничества, используя их вместо комментариев. Наведите указатель мыши на правую часть абзаца документа, и вы увидите опцию смайлика рядом с опцией добавления комментария. (Если вы находитесь в режиме редактирования, вы также увидите значок, позволяющий включить «Предлагать изменения».) Вы можете выбрать любой смайлик, который захотите. Наведите курсор на комментарии, и вы увидите, что там тоже есть смайлики.

Помимо копирования и вставки текста и изображений, вы также можете копировать и вставлять форматирование, что может быть полезно, если у вас есть стиль заголовка (например), который вы хотите повторить несколько раз, не заходя каждый раз в меню форматирования.

Выделите любой текст, отформатированный так, как вы хотите скопировать, а затем нажмите Координация покраски на панели инструментов (она выглядит как малярный валик), а затем выделите текст, к которому хотите применить форматирование. Горячие клавиши Ctrl+Альт+С (Окна) и Cmd+Option+C (macOS) также можно использовать для копирования определенного формата с помощью Ctrl+Альт+В (Окна) и Cmd+Option+V (macOS) Используется для вставки.

Даже если найден Количество слов Опция включена инструменты Меню, вы наверное не заметили Отображение количества слов во время набора текста Установите флажок в диалоговом окне. Включите это, и вы всегда будете точно знать, сколько слов вы набрали. Щелкните стрелку рядом с полем «Количество слов», чтобы изменить его на «Количество символов» или «Количество страниц».

Он выбирает инструменты затем ПредпочтенияОткрыть Альтернативы вкладку, и вы можете указать Google Docs автоматически заменять определенные части набранного текста чем-то другим, например, преобразуя «(C)» в фактический символ авторского права.

Эту функцию можно использовать для создания ярлыков для часто вводимых предложений или для исправления слов, в которых вы чаще всего допускаете ошибки. Вы также можете использовать его для преобразования чего-то вроде «—» в длинное тире, если на вашей клавиатуре нет специальной клавиши для этого. Есть много потенциальных применений.

Не знаете, где в Документах Google находится тот или иной инструмент или функция и существует ли она вообще? Открой Помогает меню, нажмите Поиск по спискамВы можете поискать что-то конкретное.

Вместо этого их немного Списки Поле поиска в крайнем левом углу панели инструментов форматирования, которое можно использовать, если оно видимо. тот Альт + / (Окна) или Вариант +/ Это сочетание клавиш (macOS) также приведет вас к тому же окну поиска.

Говоря о сочетаниях клавиш, в Документах Google поддерживается множество из них, и они могут сэкономить вам много кликов, независимо от того, форматируете ли вы текст или подсчитываете слова. Он нажимает Ctrl+/ (Окна) или cmd + / (macOS), чтобы просмотреть полный список.

Смарт-чипы — это динамические фрагменты информации, которые можно вставлять в документы; Вы можете найти его, выбрав Умные чипы от Вставлять меню или нажав более вверху нового документа, но выбор зависит от того, какой путь вы выберете.

от Вставлять Список, вы можете выбрать из дата, люди, файл, Событие календаряили место. Когда вы сделаете свой выбор, вы или любой другой человек, имеющий доступ к документу, можете навести курсор на смарт-чип, чтобы получить дополнительную информацию. С место Например, интеллектуальный чип получает миниатюру нужного места на Картах Google.

Это также отличный способ создать ссылку на другие файлы с Google Диска. Выберите файл Smart Slide и выберите файл во всплывающем меню, и его имя появится в вашем документе. Теперь вы можете навести на него курсор, чтобы просмотреть предварительный просмотр файла со ссылкой.